Ma meilleure amie : la DSI

Ma meilleure amie : la DSI

Désormais ce sont les différentes directions métiers qui cherchent  à contribuer en direct aux capacités innovantes et différenciantes de votre système d’information, sans passer par la DSI ;

La valeur ajoutée principale de la DSI se déplace  :

  • Elle ne se préoccupe plus uniquement du développement d’applications pour les besoins métier
  • Et se préoccupe maintenant de l’intégration de bout en bout de services et ressources standard louées – SAAS ;

La gouvernance des systèmes d’information se déplace elle aussi  :

  • d’une gestion de portefeuilles de projets de développement
  • à une gestion de services et de contrats de services – tels que ceux proposés par Atelier Numérique.

Un deuxième changement important et souvent appelée shadow IT  : 

  • les directions métiers se voient proposer une large gamme de services et d’offres technologiques en direct de la part de fournisseurs sans forcément passer par la DSI
  • Elles vont devoir s’approprier  des nouvelles technologies numériques et la DSI va être leur meilleure alliée

La DSI doit intégrer une meilleure communication et promotion de cette valeur ajoutée d’intégration et de gestion des services afin de sensibiliser les directions métiers à l’intérêt d’inclure la DSI très tôt dans ce type d’initiative. Atelier Numérique est le lien entre toutes parties prenantes. Atelier Numérique aide à :

  • faire converger la vision globale de la DSI avec les attentes métiers à
  • valoriser votre base de documentation dans l’écosystème de votre entreprise,

Le troisième changement important tient à l’exploitation des données

Cette exploitation des données prend une importance égale voire supérieure à la structuration technique de ces informations métier. En effet les nouvelles technologies de type « big data » et « advanced analytics » et l’externalisation de la propriété des services et des ressources poussent à la valorisation de leurs données d’origine métier. Les données métiers sont devenus des actifs stratégiques de l’entreprise.

Par conséquent les grandes transformations digitales des entreprises mettent aujourd’hui l’accent sur la gouvernance et l’optimisation de la gestion de leurs données : de la production des données à l’analyse des données, puis de l’échange jusqu’à la consommation et la communication des données.
Dans l’outil Author-it qui fait de votre base documentaire une base de données structurée vous disposez d’une grande traçabilité et fiabilité du management des documents en parfaite adéquation avec cette exigence.

Atelier numérique vous donne les outils pour optimiser vos données statistiques, vos flux de données via Author-it.

Pour comprendre tous les impacts de cette nouvelle façon de travailler  Contactez-nous 

Mon logiciel : mode d’emploi

Mon logiciel : mode d’emploi

Voici quelques parties de la documentation qui peuvent être utiles. Toutes ne le sont pas forcément (et la liste n’est pas exhaustive).

 

  • Un plan de la documentation :
    C’est une « meta-documentation » qui permet de savoir où chercher la documentation si celle-ci est éparse. Par exemple elle donnera le chemin du change-log ou des logs, celui du dictionnaire de données, du plan d’architecture etc … Ce plan est d’autant plus nécessaire si la documentation est repartie à plusieurs endroits (lecteurs réseaux différents). Idéalement il doit tenir sur une feuille A4 et doit pouvoir être imprimé et rapidement visible par les équipes.
  • La définition des termes métiers et de leur règles:
    dans le domaine bancaire par exemple on pourrait définir le BAN/BIC et ses caractéristiques (longueur, caractères autorisés…). Généralement le domaine métier est plus complexe à appréhender que le code lui-même, surtout pour un débutant.
  • Un plan architecture matérielle:
    serveurs, configurations logicielles, plateformes (dev/test/pré-production). Plutôt rapide à réaliser et d’autant plus nécessaire qu’il permet de rassembler les adresses IP pour un accès à distance rapide. Si un outil de provisionning (Ansible, Puppet …) existe alors on peut y lister les commandes les plus utiles. Si la pratique devOps n’est pas appliquée et que les personnes ne doivent pas toucher aux plateformes qui ne leur sont pas propres, un récapitulatif de chaque configuration peut aider à la résolution d’un conflit : par exemple la date de la plateforme dev est en Europe/Paris et la prod est en UTC.
  • Architecture et structure du code:
    Si Author-it est adapté pour un « usage maison » et basé sur une architecture particulière il est intéressant de définir le chemin d’exécution: point entrée, exemple de cheminement des informations, couche chargée de la validation des données, de la persistance, etc …
  • Conventions de codages, bonnes pratiques:
    Si Author-it est utilisé, lister les exceptions et les bonnes pratiques recommandées: cela pourra être utile lors d’un changement de version de l’outil.
  • Dictionnaire de données de la base de données:
    avec par exemple les valeurs possibles dans les colonnes. On peut aussi lister les règles qui existent entre deux colonnes (valeur d’une colonne qui dépend de la valeur d’une autre colonne) mais évitez de lister l’ensemble des colonnes. Certains outils existent pour créer cette documentation (tables, colonnes, contraintes, description des objets) en se basant sur les commentaires du SGBD. Il peut être utile de rassembler les documents des méthodes agiles: compte-rendu de rétrospectives, axes d’amélioration, correspondance sprint/version/fonctionnalités …
  • Procédures et check-list:
    étapes à suivre lors du déploiement, de la création de branches, de la modification de code spécifique, des code-review et check-list des bonnes pratiques concernant la sécurité par exemple. Un document synthétique à avoir sous les yeux permet d’éviter les oublis liés à la routine.
  • Change-log des versions:
    idéalement dans le logiciel de suivi (de type Redmine/Trac) ou dans les sources (fichier) : nécessaire pour connaitre rapidement les changement et fonctionnalités majeurs de chaque version. Il peut être utile pour le service commercial.
  • Roadmap:
    (proche du point précédent) avec les dates importantes (mises à jour, déploiements, réunions …). Il peut s’agir d’un planning partagé avec les équipes.
  • Jeux de tests:
    en résumé « Quel utilisateur possède quel droit et quelle configuration sur quelle plateforme? « . Permet d’éviter d’avoir à créer des utilisateurs pour tester un comportement anormal (bug) sur une plateforme donnée.
  • Dépendances au projet:
    logiciels et librairies utilisées, avec version et documentation pour éviter la dette technique (les mises à jour de sécurité en premier lieu). Ce n’est pas utile si le projet utilise un outil de gestion de dépendance (composer, nugget …).
  • Documentations externes des outils:
    page qui liste simplement un lien vers un bon tutoriel d’initiation à l’outil (Git, framework…). Idéalement les développeurs connaissent déjà tous ces outils mais au besoin cela peut être utile pour des stagiaires ou des profils non techniques de connaitre rapidement le fonctionnement et les possibilités.
  • Ressources et liste des liens utiles:
    sites traitant de la technologie ou des méthodes utilisées (agiles) ou n’importe quelle ressource utile pour la veille.
  • Snippets:
    fragments de code partagé entre développeurs comme les principales commandes Git (ou justement celles qui peuvent être complexes) ou les commandes plus génériques permettant par exemple de lister les actions GruntJS existantes etc …
  • Boite à idées:
    tout projet à ce genre de problèmes qui se résout généralement avec un outil/ une pratique. L’avantage d’avoir une page dédiée aux idées est de notifier les problèmes/solutions utilisables sur le projet pour qu’elles puissent être vues et réfléchies avant une rétrospective de sprint où l’on pourrait en parler. On déporte ainsi du temps de recherche et de débat en dehors de la rétrospective. De mon point de vue le format idéal d’une boite à idée est une application web de mind-mapping.

Les 7 piliers de la documentation

Les 7 piliers de la documentation

A mesure que la technologie évolue, les choix pour des outils efficaces de documentation structurée s’élargissent. Ce qui était autrefois une niche est devenu un éventail étourdissant de solutions. Il existe différentes technologies, telles que DITA et XML, des plates-formes avec beaucoup d’options, et de fonctionnalités utiles ou non. Si vous ne faites que commencer votre recherche d’un nouvel outil, ou même si vous faites vos sélections, assurez-vous que la solution que vous choisissez est la mieux adaptée aux besoins de vos rédacteurs et de votre organisation. Et n’oubliez pas vos utilisateurs. Voici 7 choses à rechercher :

  • Importation de contenu existant : Si vous n’avez jamais travaillé avec un système de documentation modulaire, il est tout à fait possible que votre contenu existant soit un format de publication Word ou desktop. Bien que la plupart des solutions vous diront que l’importation de Word est une option, elle est souvent très difficile, surtout si vous convertissez des documents Word en DITA ou XML. Avant de décider, considérez la solution la plus viable pour votre équipe. Avec Author-it, par exemple, l’importation de Word est un processus simple où votre contenu est décomposé en composants et stocké dans un véritable CCMS pour réutilisation, traduction et plus encore.
  • Interface facile à utiliser : Les rédacteurs ont déjà un gros travail. Ajouter de la complexité à l’expérience utilisateur est la dernière chose dont ils ont besoin. Assurez-vous de sélectionner un produit qui est non seulement facile pour les rédacteurs techniques, mais aussi pour les contributeurs qui n’ont peut-être pas la possibilité d’utiliser du code.
  • Collaboration & Examen : La possibilité de collaborer et d’examiner les commentaires et les modifications suggérées à votre contenu en temps réel est un avantage majeur. Surtout dans des moments comme où les équipes de rédacteur diminuent et où le besoin de contributions directes des PME et des rédacteurs non techniques est crucial. Avec Author-it, le module de collaboration et d’examen a été construit autour de ce besoin, afin que les rédacteurs techniques puissent travailler avec des experts externes en toute sécurité et avec une interface qui permet aux contributeurs d’écrire librement, et d’éviter les goulots d’étranglement en fin de projet.
  • Les capacités techniques de vos contributeurs : Une nouvelle tendance dans la création de modules a vu le jour, y compris des rédacteurs non techniques et des experts produit. Lorsque vous permettez aux contributeurs d’écrire et d’examiner du contenu, vous pouvez gagner du temps et éviter le jeu frustrant « dépêchez-vous et attendez » des anciens processus d’examen. Cependant, la plupart des PME et des rédacteurs non techniques n’ont pas l’expérience, ou la bande passante, pour apprendre des compétences techniques d’écriture et plus particulièrement, comment écrire dans les modules. La facilité d’utilisation pour les contributeurs devrait être une priorité, car les obstacles techniques dus à la formation de personnes non techniques pour créer des composants est une énorme perte de temps, et forme un silo au sein de votre département. Les solutions basées sur XML et DITA sont construites par des personnes techniques pour les personnes techniques et toute l’expérience est dominée par la structure et le code. Cet environnement n’est pas le mieux adapté pour un contributeur dont l’expertise concerne le métier. Posez des questions aux fournisseurs sur la véritable facilité d’utilisation des contributeurs et demandez-vous si vous avez réellement besoin d’un outil basé sur XML ou DITA, ou s’il existe une meilleure solution pour votre équipe. La collaboration et l’examen en temps réel de l’auteur permettent aux PME de contribuer dans un format qu’elles connaissent bien, et la participation des contributeurs peut aider votre organisation à fournir à l’échelle du contenu critique d’entreprise avec un délai de mise sur le marché plus rapide tout en créant un environnement collaboratif qui évite les silos.
  • Un véritable CCMS : La plate-forme que vous avez choisie contient-elle un véritable système de gestion du contenu des composants (CCMS) ? Bien que certaines entreprises annoncent un CCMS intégré, elles sont souvent basées sur des fichiers, ce qui signifie qu’une seule personne peut y travailler à la fois et que le contenu est écrasé. Bien que les solutions DITA et XML soient CCMS, elles ne sont en fait qu’un référentiel de code. Un véritable CCMS, comme Author-it, est une base de données relationnelle dont le contenu est décomposé et stocké dans des composants. Cette architecture de base de données est facilement consultable et robuste en raison de la granularité du contenu géré, ce qui signifie que vous pouvez stocker et gérer facilement de grands volumes de contenu sans perdre le contrôle de votre documentation. Avec Author-it, vous pouvez gérer les composants, les workflows, la traduction et la localisation et plus encore dans notre CCMS intégré.
  • Publication de sorties : La publication multicanal est cruciale dans un outil de mise en forme, car les clients s’attendent à avoir des options pratiques pour la consommation de contenu. Être en mesure d’atteindre votre public où ils préfèrent apporte plus de sensibilisation à votre contenu et plus de commodité à vos clients. Lorsque vous magasinez pour créer des options de solution, assurez-vous de peser les avantages d’une solution de bout en bout, où vous pouvez créer du contenu une fois, le stocker dans un CCMS intégré et publier à n’importe quelle sortie, n’importe où, n’importe quand.
  • Un réel service associé : Un outil, même très performant ne saurait répondre aux exigences des utilisateurs s’il n’a pas été adapté à ses besoins spécifiques. Atelier numérique vous accompagne lors de la mise en place pour l’installation, pour la mise en place des circuits de travail et des formats de publication. L’application sera adaptée à votre contexte selon des critères ergonomiques et d’efficacité. L’équipe est disponible et s’adapte à vos exigences. Atelier numérique peut former les utilisateurs à Author-it. Atelier Numérique apporte des solutions créatives et sur-mesure.

Vous avez des questions ? Nous pouvons vous aider. Avec notre solution, vous pouvez créer, collaborer, gérer, traduire, réutiliser et publier du contenu. Le tout sur une plate-forme facile à utiliser.