Réutiliser les modules c’est une bonne idée pour éviter les redondances, les versions sauvages, les approximations, etc. Mais encore faut-il pouvoir retrouver la bonne information au bon moment. Et, bien souvent, les modules sont dans un « vrac numérique »

• Plus on est de rédacteurs, plus il y a de documents, plus il va être difficile de retrouver l’information exacte. les informations sont contenues dans des documents pour répondre à un contexte particulier et trouver un document précis dans du désordre demande du temps.
• Ranger demande du temps : devoir typer ses fichiers pendant 10 minutes, avant même de pouvoir les publier, est un travail d’indexation fastidieux et, bien souvent, les rédacteurs vont chercher le moyen de passer outre cette contrainte.

« En vrac » ne veut pas dire forcément que les choses ne sont pas ordonnées, mais signifie qu’elles ne sont pas cloisonnées : un client qui va dans une épicerie classique trouve des paquets de lentilles, celui qui va dans une épicerie « en vrac » trouve des silos, il voit directement le produit et peut choisir sa quantité. La différence est dans la façon de stocker, en se penchant plus sur le contenu que sur le contenant.

La documentation modulaire et structurée facilite le travail

• modulaire : on se focalise sur le contenu (le module) et non plus sur le projet (le module peut appartenir à plusieurs projets)
• structurée : le module a des bases solides et identifiables, il est normé, c’est une unité cohérente il va donc pouvoir être réutilisé sans remaniement par un système de liens.

pour autant on doit identifier plusieurs modes de recherche :

la recherche par dossier : L’architecture des répertoires est un moyen de classement et un moyen de sécuriser les espaces.
Pour éviter le « bruit » Author-it permet de cibler la recherche. Chaque rédacteur peut explorer son périmètre sans être pollué par les informations qui ne le concernent pas.

• la recherche selon la nature du contenu : chaque module créé est enregistré avec des métadonnées (date de création, date de modification, type d’objet, titre d’objet). Author-it a un moteur de recherche puissant dont les critères peuvent être ponctuels ou automatisés (Quick search)
• la recherche en silo : Author-it permet de créer des métadonnées spécifiques : variables, variantes, langue qui permettent de filtrer.
• le recherche des doublons : Author-it permet d’activer un outil (Xtend) qui peut retrouver et signaler des correspondances au coeur des modules