Mises à jour logicielles Author-it 2020

Mises à jour logicielles Author-it

  • Author-it Release 2021.R2 

Dans le but d’améliorer votre expérience utilisateur avec Author-it Cloud, nous allons très prochainement

  • Mettre à niveau notre infrastructure actuelle : Author-it procéde au remplacement total de nos instances actuelles par une nouvelle infrastructure plus moderne qui vous offrira de meilleures performances, une sécurité accrue et une fiabilité renforcée.
  • Devant le succès croissant de l’outil de collaboration auprès de nos clients, Author-it a travaillé l’interface . Cette version :
        • facilite l’accès aux documents en cours, et aux publications
        • permet l’accès aux documents avec un système de filtre directement accessible
        • permet de gérer le travail d’administration locale depuis son portail
        • permet de faire le travail d’administration générale depuis un seul point

Pour accompagner la navigation des nouveaux utilisateurs, il y aura aussi un système d’accompagnement:

        • des infos bulle pour accompagner la prise en main des nouvelles fonctionnalités
        • des vidéos pour présenter ces fonctionnalités et les illustrer en contexte

et bien d’autres choses encore…

  • Author-it Release 2021.R1 

Corrections de bugs
Cette version comprend un certain nombre de corrections de bugs d’ordre général visant à améliorer la fonctionnalité de Author-it.
Les changements spécifiques que vous pourrez remarquer lorsque vous utiliserez Author-it sont les suivants :

Magellan

  • Sur les appareils mobiles, l’ellipse verticale permettant d’ouvrir le flyout du widget apparaît dans la barre d’outils des pages de contenu uniquement.
  • Lors d’une recherche dans Magellan, les termes de recherche utilisés sont mis en évidence dans le panneau des résultats de recherche.

Author

Les types d’objets qui ne sont pas basés sur des modèles ont été supprimés de la liste de sélection.

Review

  • Si, en tant qu’utilisateur, vous avez uniquement le statut « Review », cette correction permet aux relecteurs de continuer à se connecter pour consulter  même après la date et l’heure.
  • Pour améliorer la capacité des relecteurs à évaluer les commentaires, le fil d’actualité et l’horloge ont été mis à jour.
  • Le nombre d’éléments dans le fil d’actualité des révisions est passé de 25 à 100.
  • Dans Review, l’horodatage d’un commentaire, consulté soit dans le fil d’actualités, soit directement dans les sujets, correspond désormais à la date et à l’heure réelles du commentaire.

Contribute

  • Les personnes disposant de droits d’auteur ne verront que la fonctionnalité appropriée.
  • Tous les contributeurs auront désormais automatiquement accès au rôle d’auteur, ce qui leur permettra de publier avec succès.
  • Les personnes qui ont uniquement un rôle de contributeur peuvent se connecter avec succès.

Localize

  • vous pouvez créer, modifier et supprimer un filtre de tâches de traduction, qui présentera des résultats corrects.

Publication

  • Vous pouvez désormais incorporer des images .svg dans vos publications.
  • Si la publication d’un document échoue, vous recevrez un message et vous pourrez consulter le journal via une notification par e-mail.
  • Lors de la publication vers des sorties imprimées telles que des PDF ou des documents Word, le schéma de couleurs de révision est appliqué de manière cohérente lors de l’utilisation de sujets intégrés.

Centre de connaissances

  • En cliquant sur le lien « Naviguer et utiliser la contribution », le lien renvoie à la partie du centre de connaissances Author-it qui vous permet d’en savoir plus sur cette fonctionnalité.
  • Author-it Release 2020.R3.2 (mars 2021). 

        Pour une liste exhaustive des nouvelles fonctionnalités de Mars 2021, cliquez ici.

    • Nouvelles fonctionnalités utiles de Magellan :
        • Configurer l’état d’expansion initial et le nombre de niveaux dans le contenu.
        • Inclure les sujets avec un lien dans le pied de page, et/ou juste des liens vers d’autres URL.
        • Configurer le pied de page pour qu’il apparaisse séparément pour les modes Landing et Contenu.
        • Configurez le défilement infini et l’affichage de la page séparément pour les modes Mobile et Desktop.
        • Configurez le comportement des boutons sociaux
        • Ajout de la prise en charge de :
            • Les cibles de liens sur le rotateur de la page d’atterrissage et le contenu promu.
            • Recherche en japonais et en arabe
            • Nouvelles options de configuration par thème
    • Autres fonctionnalités intéressantes :
      • Remplacement des graphiques en flash dans Review
      • Amélioration de l’édition et du redimensionnement des tableaux, et possibilité de copier/couper et coller des colonnes dans Contribute.
      • De nombreuses corrections  et une sécurité améliorée.

  • Author-it Release 2020.R3 (Octobre 2020)
    • Vous pouvez désormais inclure facilement vos propres vidéos dans votre contenu, ou celles de YouTube, Vimeo ou d’autres services de streaming
    • Maintenant, vous pouvez ajouter des signataires pour participer à un examen d’approbation.
    • Déléguez facilement l’administration de groupes d’utilisateurs spécifiques avec un nouveau paramètre administrateur de groupe dans Author-it Cloud.
    • La Gestion des utilisateurs est devenue plus facile dans Contribute : Maintenant, vous pouvez facilement énumérer, rechercher, trier et modifier les utilisateurs existants, et inviter de nouveaux utilisateurs en une seule étape et le tout en un seul endroit.
    • Nous avons mis à niveau tous les abonnements, et donné Reviewer gratuitement à tous
    • Les utilisateurs affectés (et activés) dans le nouveau rôle contributeur peuvent avoir un accès complet à la création et à l’édition de contenu à l’aide de Contribute sans avoir besoin d’un abonnement Auteur.
  • Author-it Release 2020.R2 (Juin 2020)
    • Magellan – Feuille de style complète, configuration de thème améliorée et nouvelles fonctionnalités.
    • Définissez des aperçus pour Review basé sur le profil de publication de votre choix. Cela peut être défini dans Review et dans Contribute lors de la création de l’examen.
      Affectations de métadonnées multi-sélection
    • De nouveaux critères de recherche pour filtrer les résultats de recherche. Les résultats peuvent être définis sur l’une ou l’autre des valeurs sélectionnées.
    • Les invites de publication individuelles pour la variante, les variables et l’historique d’examen sont dans une invite plus simple et unique.
  • Author-it Release 2020.R1
    • La nouvelle fonction créer un livre vous permet de sélectionner des sujets à réutiliser, dupliquer ou supprimer en fonction de ce que le concepteur a défini dans le modèle, et vous permet même de définir des métadonnées.
    • Il est possible de définir la couleur de l’interface utilisateur auteur
    • La publication sur ResolvedXML peut désormais inclure des activités d’examen et d’approbation
    • Les fichiers Zip après publication de l’action ne se traduit plus par une erreur.
    • La fenêtre d’édition à distance est automatiquement ouverte lors de l’exécution d’emplois de publication à distance.
    • Les variantes hiérarchiques avec des critères multi-sélections se résolvent lors de la publication.
    • Fonctionnalité d’examen et d’approbation ajoutée pour contributer
    • Les administrateurs peuvent désormais définir les paramètres d’examen dans Contribute
  • Author-it Release 7.1
    • Les états de version créés enregistrent lorsque l’interface utilisateur est définie sur des langues autres que l’anglais.
    • Les liens Hypertexte résolvent le texte d’ancrage vers le titre au lieu de la description
    • les numéros de page sont maintenant correctement publiés pour les liens hypertexte.
    • Lors de la mise à l’échelle des images d’un objet de fichier, l’aperçu correspond.
    • L’entête d’un sujet s’adapte lors de la sélection du texte de droite à gauche.
    • L’aperçu de l’image s’affiche dans un objet de fichier lors de l’ouverture.
    • Les travaux de traduction exportent les objets de fichiers liés ou intégrés.
  • Author-it Release 7.0
    • Refonte de la page d’accueil
    • Ajout d’une liste de livres récemment publiés,vous pouvez afficher ou modifier directement à partir de la page d’accueil.
    • Amélioration de la gestion des utilisateurs.
    • Amélioration de l’enregistrement pour la publication de lignes de commande.
    • Vous pouvez maintenant modifier des informations variantes pour plusieurs objets à la fois.
    • Améliorations des performances pour les grandes bibliothèques avec de nombreux endroits (les dossiers se chargent maintenant beaucoup plus rapidement).
    • L’historique de l’examen est maintenant disponible pour afficher à la fois l’auteur et l’examen.
    • L’examen de la consommation de licences a été amélioré.

Formation Author-it

Formations Author-it intra-entreprises

Atelier Numérique dispense des services de formation Author-it, du conseil et de l’accompagnement.

Atelier Numérique privilégie la maîtrise et l’appropriation du logiciel par les équipes de la documentation.
A cet effet, nous pouvons organiser des formations, soit présentielles soit en ligne : web conférence, e-learning.

Les formations sont :

  • Formations  Author
  • Formation Contribute
  • Formation Review
  • Formation Localize
  • Formation Design
  • Formation complète

Sessions 2020

  • Formations  Author  06/2020
  • Formation Contribute 06/2020
  • E learning Contribute 04/2020
  • Formation Review 07/2020
  • Formation Design 07/2020
  • Cycle complet de formation 06/2020
  • Formation à KC
Si vous désirez une formation, cliquez sur Nous contacter

Y a t-il un rédacteur technique dans l’équipe ?

Y a t-il un rédacteur technique dans l’équipe ?

Dans mon équipe tout le monde rédige ses documents, tout le monde connait ses documents : nous sommes très riches en documents, peut-être même un peu trop riche… et si tout le monde écrit, faute de temps, personne ne lit : les documents sont dans un gisement, un share-point et dorment,  bien tranquillement, en attendant d’être obsolètes.
Pour bien faire, j’ai fait appel à un rédacteur technique.

Qu’est-ce le rédacteur va pouvoir faire pour aider mon équipe ? Le rédacteur technique est un spécialiste de la documentation il doit:

  • recueillir les attentes et besoins : des utilisateurs, des experts métiers
  • cibler l’information : qui va lire, à quel moment ?
  • structurer le contenu : livret, procédures, aide au diagnostic, textes réglementaire
  • choisir le mode d’édition : pdf, html, xml

Son rôle dépasse le périmètre de son projet, il doit :

  • assurer la cohérence avec l’existant
  • rédiger des modules cohérents qui pourront être réutilisés
  • versionner les modules qui ne peuvent pas être simplement réutilisés
  • faire remonter le commun : définitions , ref bibliographiques etc

Il rédige ensuite les procédures d’utilisation des systèmes, les procédures de maintenance. Il vérifie chaque information, la décrypte pour mieux l’expliquer, la rendre compréhensible et finalise ensuite la documentation technique. Enfin, le rédacteur technique a souvent recourt à plusieurs sources pour étayer ses préconisations et analyses.
Il procède aux vérifications d’usage, et établit une ultime relecture des documents.
Tout le monde s’accorde à dire que la documentation technique est très importante, qu’elle fait partie du produit, du logiciel, du service. Qualité et réglementation obligent : aucune mise sur le marché ne peut se faire sans mode d’emploi approprié. Les commerciaux, responsables produits et marketing, s’empresseront d’ajouter que le manuel d’utilisation fait partie intégrante du produit, qu’il constitue une aide à la vente. Le service après-vente notera de son côté qu’il permet de diminuer les appels pour assistance et de limiter les retours.
Il permet la mise sur le marché, participe à la vente et pérennise la relation client. Son rôle est stratégique. Il est stratégique pourtant il est délaissé par de nombreuses entreprises.
Bien souvent, les produits et services sont conçus sans la participation du rédacteur technique. Il devra pourtant être l’interprète du lien entre la conception technique, la présentation commerciale ou marketing et l’usage qu’en fera le client final. Les budgets et les délais sont pensés en amont pour la production, le marketing et les ventes. La rédaction technique est mise de côté, remise à plus tard, vécue comme une obligation sans grande valeur ajoutée, à mettre en œuvre au moment de la mise en marché du produit. Le constat est simple, pas besoin de statistique : la production des documents techniques est en général considérée comme le goulot d’étranglement, la cause des retards de lancement de produits et/ou des mauvaises ventes. Les tensions qui s’en suivent peuvent expliquer le désamour pour cette étape.

Pour pallier cette situation, les entreprises font souvent appel à l’intérim ou à des prestataires de service en ingénierie.
Mais est-ce vraiment une solution ? Ou simplement une façon de se détourner du problème de fond : La qualité de la documentation technique devient de plus en plus importante dans la stratégie produit. Les moyens d’accès à l’information technique du produit ont changé. Le consommateur n’hésite pas à consulter la documentation technique avant son achat.
Bien souvent qu’il soit salarié de l’entreprise, intérimaire ou prestataire de service, il devra faire avec les outils bureautiques de l’entreprise. Si les cadres de l’entreprise sont équipés de Word, Excel ou Access, encore suffisants jusqu’à une époque récente pour leurs métiers, ils utilisent tous aujourd’hui des ERP, des CRM, de la GPAO… Alors pourquoi ne pas doter également les rédacteurs techniques d’outils performants pour faciliter leur tâche et améliorer leur productivité ? Il est de coutume de penser qu’un document doit se faire avec Word ou un traitement de texte équivalent. Obtenir le résultat souhaité n’est qu’une question de formation et de maniement de l’outil.
C’est porter peu de considération à ce métier qui valorise le produit et méconnaître les technologies actuelles de production de documents !
Les entreprises gagneraient indéniablement en productivité et en sécurité documentaire si elles équipaient leurs équipes de logiciels de rédaction technique performants et simple d’utilisation. Or des solutions accessibles existent…

ROI de la documentation

ROI de la documentation

Une fois le ROI de la documentation calculé, il faut alors convaincre les décideurs et obtenir leurs approbations.

L’investissement dans un CCMS peut paraître quelquefois difficile à justifier, car il n’est pas toujours évident de quantifier les avantages que peut apporter le nouveau système. Il devient alors intéressant de considérer le contenu comme un capital pour l’entreprise et non un investissement. Ce capital est largement valorisé grâce au CCMS.

Le CMS demande une rigueur d’élaboration et de construction de la rédaction en amont. Certains esprits, formatés « Word » et/ou habitués à une liberté d’écriture immédiate, ne l’acceptent pas toujours facilement. Quitte à revenir en arrière, corriger, reprendre et compléter… il génère parfois quelques freins au changement pour ces raisons liées au manque de pratique et d’habitude. Cependant, structurer dès le départ son contenu, en prévoyant et en intégrant l’ensemble des champs qui devront figurer au final, fait gagner un temps non négligeable en aval !

Sans compter le gain en termes de qualité qui permet d’assurer de ne rien oublier et d’harmoniser les présentations et contenus de l’ensemble de sa documentation.

Nous vous rappelons les fondamentaux de la solution , utilisée chaque jour par plusieurs milliers d’utilisateurs :

  1. Publier efficacement vos contenus en respectant votre charte graphique
  2. Faire collaborer les différents intervenants simultanément
  3. Valoriser les savoir-faire dans votre organisation en les réutilisant sans copier-coller
  4. Traduire très rapidement vos documents, sans vous préoccuper de ce que vous avez déjà traduit

Vous réduisez les temps de latence et simplifiez les mises à jour…. Et cela depuis n’importe où (au bureau, en clientèle, depuis la table du salon…) . La solution et les bénéfices qu’elle procure, impacte tous les services d’une entreprise en rendant l’expérience utilisateur agréable et efficace.

Il devient alors intéressant de considérer le contenu comme un capital pour l’entreprise et non un investissement. Ce capital est largement valorisé grâce au CCMS. Ce type de gestion apporte un certain nombre de bénéfices intéressants :

  • une amélioration de la cohérence et la précision de l’information (quand vous réutilisez une information, vous avez l’assurance de retrouver exactement le même contenu),
  • une réduction des coûts de création et de maintenance de l’information (vous devez créer moins de contenu et il est plus facilement corrigé ou mis à jour),
  • une réduction des coûts de livraison. (Le contenu et le format sont séparés. Vous pouvez ainsi publier le contenu sous différents formats sans avoir à retravailler le contenu),
  • une réduction des coûts de traduction : on ne re-traduit pas ce qui a déjà été traduit
La technologie qui permet de rationaliser le document d’entreprise, d’apporter des gains de productivité et une sécurité dans la réutilisation des contenus existe depuis plusieurs années déjà. Grâce à la structuration du document, il rend possible l’« industrialisation » de sa production future.
En premier lieu, il faut s’intéresser aux aspects organisationnels qu’implique l’implémentation d’un CCMS. Il est important de définir au préalable une stratégie de l’information et de comprendre l’intérêt que représente le passage vers un processus de création de documents qui s’éloigne d’une simulation papier.
Pour comprendre tous les impacts de cette nouvelle façon de travailler  Contactez-nous 

La tête dans les nuages

La tête dans les nuages

Restez la tête dans les nuages (le cloud) et … les pieds sur terre !

Author-it Cloud propose une série de solutions innovantes de création de composants de bout en bout conçues pour les modes de travail d’aujourd’hui.

Cette gamme de solutions entièrement intégrées donne aux entreprises de toutes tailles le pouvoir de créer, de maintenir, d’examiner, de réutiliser et de localiser du contenu, et de publier dans un éventail complet de sorties.

Le tout sans quitter la plate-forme.

Travaillez en collaboration pour créer des documents de formation internes, des manuels de produits orientés client, des programmes d’apprentissage en ligne, des systèmes d’aide web et plus encore, le tout, dans un endroit centralisé.

Et le mieux , c’est que vous n’avez pas besoin de connaître le code pour l’utiliser.

Alors que la plupart des solutions de création de composants nécessitent une utilisation de DITA et XML, Author-it Cloud est conçu pour les rédacteurs techniques et les collaborateurs. Vous connaissez et aimez déjà XML et DITA ? C’est super! Vous pouvez toujours l’utiliser. Vous n’etes pas obligés de le faire.

Nos puissants outils d’importation analysent, cartographient et importent automatiquement les documents hérités, structurés et non structurés, ce qui vous permet d’économiser du temps, de l’argent et de la frustration pendant la mise en œuvre.

Il suffit d’importer du contenu à partir d’un seul document Word ou de gros documents par lots . vous pouvez le faire en quelques minutes; et commencer à structurer immédiatement.
Avec Author-it Cloud, il est simple de créer, gérer et publier du contenu étonnant.
Laissez-nous vous montrer comment apporter la vie de contenu.

Un projet documentaire

Un projet documentaire

Que ce soit une création ou une mise à jour, chaque document fait l’objet d’un projet documentaire.

  • C’est le produit d’un travail en équipe : rédacteur(s) et relecteur(s)
  • Il s’inscrit dans une temporalité : début et fin de relecture
  • Il peut donner un ou plusieurs documents selon le format de sortie

C’est un travail en équipe :

Atelier numérique vous offre un environnement commun pour tous les utilisateurs, partageant directement et travaillant sur le même contenu.

Tout le monde peut travailler « sur la même page » pour ainsi dire :

  • pour la rédaction, que l’on utilise Author ou Contribute, on intervient sur le même livre. Author est l’interface plus orientée pour les rédacteurs, Contribute est la version plus ergonomique et simplifiée d’Author-it
  • pour les révisions et la validation : tous les collaborateurs vont utiliser la même page de Review et ils pourront voir ce qui a été fait par les autres lecteurs, lire leurs commentaires , leurs contributions et pourront même répondre. L’application envoie automatiquement des notifications aux personnes concernées
  • Le chef de projet documentaire va arbitrer les remarques des collaborateurs.: chaque étape peut être commentée et fait l’objet d’une notification

Ce ne sont pas des fichiers répartis sur des ordinateurs individuels avec des méthodes manuelles de suivi.

  • C’est une base de données sécurisée : il n’est pas possible de supprimer des éléments sans qu’il y ait un contrôle, il n’est pas possible d’accéder à des documents sans autorisation
  • Dans chaque module, l’historique permet de connaitre toutes les étapes  de la vie du document.

Ceci permet une plus grande stabilité en terme de «source unique de vérité», et permet également  de vous assurer que chaque utilisateur sait ce qui se passe avec le contenu.

Une meilleure traçabilité

Une meilleure traçabilité

Atelier Numérique permet la gestion intégrée du flux de travail.
Même si vous pouvez obtenir certaines parties d’un flux de travail avec un HAT  (Help Authoring System) en utilisant des outils tiers, il y a des avantages importants à avoir un outil intégré et conçu par des rédacteurs techniques c’est un outil dédié pour les rédacteurs techniques, leurs Experts Métiers, traducteurs, etc.

Si vous voulez un contrôle de version dans un HAT, il sera généralement basé sur un outil tiers comme Git ou Subversion.
Ce sont de bons systèmes de contrôle de version. Mais ils ne sont pas faits pour les rédacteurs techniques, en particulier les rédacteurs qui ont besoin de collaborer. Ils sont conçus pour les développeurs de logiciels. À la base, les systèmes de contrôle de version comme Git ou Subversion n’ont pas d’enregistrement et de retrait.

Au lieu de cela, ils utilisent ce qu’on appelle la stratégie de «résolution des conflits». C’est-à-dire que deux personnes peuvent travailler sur le même fichier en même temps, et s’il y a des conflits, ils doivent être résolus lors de la «validation» des modifications. Si cette perspective vous fait frémir, vous n’êtes pas seul! La plupart des rédacteurs techniques que je connais détestent cela, et beaucoup doivent recourir à des développeurs pour résoudre le conflit.

Pour un environnement de création technique, il est préférable d’utiliser la stratégie de «verrouillage» : Lorsque vous extrayez un sujet, vous seul pouvez le modifier à ce moment-là.

Le contenu du CCMS passe également par des étapes, un flux de travail pour gérer le cycle de vie du contenu (pour les révisions, les ajouts, les suppressions, etc.) votre contenu reste intact tout en étant traduit ou publié.

De nombreux autres éléments rendent également le workflow intégré plus adapté aux rédacteurs techniques, comme la restauration facile des révisions, la gestion des versions avec des instantanés stockés dans le temps, ainsi que le branchement des versions spécifiquement adapté à la réutilisation du contenu

Avec Atelier numérique vous mettrez en place

  • un outil de collaboration : Contribute. L’outil qui permet à chaque expert de contenu, chaque rédacteur d’apporter directement une partie de document
  • un outil de relecture : Review. L’outil qui va tracer les commentaires et les corrections de tous les intervenants
  • un système de variantes : qui permet d’adapter les documents à différents contextes, de gérer les traductions avec Localize
  • un système de versions : qui permet de tracer les changements, de restaurer les versions précédentes de gérer plusieurs versions en même temps et de ne pas perdre le lien entre des documents liés