Une fois le ROI de la documentation calculé, il faut alors convaincre les décideurs et obtenir leurs approbations.

L’investissement dans un CCMS peut paraître quelquefois difficile à justifier, car il n’est pas toujours évident de quantifier les avantages que peut apporter le nouveau système. Il devient alors intéressant de considérer le contenu comme un capital pour l’entreprise et non un investissement. Ce capital est largement valorisé grâce au CCMS.

Le CMS demande une rigueur d’élaboration et de construction de la rédaction en amont. Certains esprits, formatés « Word » et/ou habitués à une liberté d’écriture immédiate, ne l’acceptent pas toujours facilement. Quitte à revenir en arrière, corriger, reprendre et compléter… il génère parfois quelques freins au changement pour ces raisons liées au manque de pratique et d’habitude. Cependant, structurer dès le départ son contenu, en prévoyant et en intégrant l’ensemble des champs qui devront figurer au final, fait gagner un temps non négligeable en aval !

Sans compter le gain en termes de qualité qui permet d’assurer de ne rien oublier et d’harmoniser les présentations et contenus de l’ensemble de sa documentation.

Nous vous rappelons les fondamentaux de la solution , utilisée chaque jour par plusieurs milliers d’utilisateurs :

1. Publier efficacement vos contenus en respectant votre charte graphique
2. Faire collaborer les différents intervenants simultanément
3. Valoriser les savoir-faire dans votre organisation en les réutilisant sans copier-coller
4. Traduire très rapidement vos documents, sans vous préoccuper de ce que vous avez déjà traduit

Vous réduisez les temps de latence et simplifiez les mises à jour…. Et cela depuis n’importe où (au bureau, en clientèle, depuis la table du salon…) . La solution et les bénéfices qu’elle procure, impacte tous les services d’une entreprise en rendant l’expérience utilisateur agréable et efficace.

Il devient alors intéressant de considérer le contenu comme un capital pour l’entreprise et non un investissement. Ce capital est largement valorisé grâce au CCMS. Ce type de gestion apporte un certain nombre de bénéfices intéressants :

• une amélioration de la cohérence et la précision de l’information (quand vous réutilisez une information, vous avez l’assurance de retrouver exactement le même contenu),
• une réduction des coûts de création et de maintenance de l’information (vous devez créer moins de contenu et il est plus facilement corrigé ou mis à jour),
• une réduction des coûts de livraison. (Le contenu et le format sont séparés. Vous pouvez ainsi publier le contenu sous différents formats sans avoir à retravailler le contenu),
• une réduction des coûts de traduction : on ne re-traduit pas ce qui a déjà été traduit
  

Que ce soit une création ou une mise à jour, chaque document fait l’objet d’un projet documentaire.

• C’est le produit d’un travail en équipe : rédacteur(s) et relecteur(s)
• Il s’inscrit dans une temporalité : début et fin de relecture
• Il peut donner un ou plusieurs documents selon le format de sortie

C’est un travail en équipe :

Atelier numérique vous offre un environnement commun pour tous les utilisateurs, partageant directement et travaillant sur le même contenu.

Tout le monde peut travailler « sur la même page » pour ainsi dire :

• pour la rédaction, que l’on utilise Author ou Contribute, on intervient sur le même livre. Author est l’interface plus orientée pour les rédacteurs, Contribute est la version plus ergonomique et simplifiée d’Author-it
• pour les révisions et la validation : tous les collaborateurs vont utiliser la même page de Review et ils pourront voir ce qui a été fait par les autres lecteurs, lire leurs commentaires , leurs contributions et pourront même répondre. L’application envoie automatiquement des notifications aux personnes concernées
• Le chef de projet documentaire va arbitrer les remarques des collaborateurs.: chaque étape peut être commentée et fait l’objet d’une notification

Ce ne sont pas des fichiers répartis sur des ordinateurs individuels avec des méthodes manuelles de suivi.

• C’est une base de données sécurisée : il n’est pas possible de supprimer des éléments sans qu’il y ait un contrôle, il n’est pas possible d’accéder à des documents sans autorisation
• Dans chaque module, l’historique permet de connaitre toutes les étapes  de la vie du document.

Ceci permet une plus grande stabilité en terme de «source unique de vérité», et permet également  de vous assurer que chaque utilisateur sait ce qui se passe avec le contenu.

Atelier Numérique permet la gestion intégrée du flux de travail.
Même si vous pouvez obtenir certaines parties d’un flux de travail avec un HAT  (Help Authoring System) en utilisant des outils tiers, il y a des avantages importants à avoir un outil intégré et conçu par des rédacteurs techniques c’est un outil dédié pour les rédacteurs techniques, leurs Experts Métiers, traducteurs, etc.

Si vous voulez un contrôle de version dans un HAT, il sera généralement basé sur un outil tiers comme Git ou Subversion.
Ce sont de bons systèmes de contrôle de version. Mais ils ne sont pas faits pour les rédacteurs techniques, en particulier les rédacteurs qui ont besoin de collaborer. Ils sont conçus pour les développeurs de logiciels. À la base, les systèmes de contrôle de version comme Git ou Subversion n’ont pas d’enregistrement et de retrait.

Au lieu de cela, ils utilisent ce qu’on appelle la stratégie de «résolution des conflits». C’est-à-dire que deux personnes peuvent travailler sur le même fichier en même temps, et s’il y a des conflits, ils doivent être résolus lors de la «validation» des modifications. Si cette perspective vous fait frémir, vous n’êtes pas seul! La plupart des rédacteurs techniques que je connais détestent cela, et beaucoup doivent recourir à des développeurs pour résoudre le conflit.

Pour un environnement de création technique, il est préférable d’utiliser la stratégie de «verrouillage» : Lorsque vous extrayez un sujet, vous seul pouvez le modifier à ce moment-là.

Le contenu du CCMS passe également par des étapes, un flux de travail pour gérer le cycle de vie du contenu (pour les révisions, les ajouts, les suppressions, etc.) votre contenu reste intact tout en étant traduit ou publié.

De nombreux autres éléments rendent également le workflow intégré plus adapté aux rédacteurs techniques, comme la restauration facile des révisions, la gestion des versions avec des instantanés stockés dans le temps, ainsi que le branchement des versions spécifiquement adapté à la réutilisation du contenu

Avec Atelier numérique vous mettrez en place

• un outil de collaboration : Contribute. L’outil qui permet à chaque expert de contenu, chaque rédacteur d’apporter directement une partie de document
• un outil de relecture : Review. L’outil qui va tracer les commentaires et les corrections de tous les intervenants
• un système de variantes : qui permet d’adapter les documents à différents contextes, de gérer les traductions avec Localize
• un système de versions : qui permet de tracer les changements, de restaurer les versions précédentes de gérer plusieurs versions en même temps et de ne pas perdre le lien entre des documents liés