Audit et Documentation : mise à jour des documents

Audit et Documentation : mise à jour des documents

La relecture est un processus qui ressemble plus à une succession de cycles qu’à un processus linéaire. La relecture doit être :

  • technique: les ingénieurs, spécialistes outils, concepteurs vont vérifier et enrichir le contenu technique
  • fonctionnelle: les experts produit vont vérifier que le document est ciblé, opérationnel
  • conforme: les responsables d’édition et les chefs de projet vont valider le contenu de la documentation

Afin que ces cycles soient respectés :

  • les corrections doivent être clairement exprimées, doivent être partagées et discutées : il faut donc que ce soit une plateforme d’échange,
  • les corrections doivent être en contexte , il faut voir exactement ce sur quoi elles portent,
  • il faut pouvoir statuer sur les discussions : que le responsable d’édition donne son accord ou explique son refus,
  • il faut pouvoir stocker ces remarques et les restituer lors d’un litige.

La force d’Author-it est de faire toutes ces opérations en un seul endroit, on ne passe pas d’un logiciel à l’autre pour faire les modifications. Donc :

  • quand une suppression ou un ajout ont été acceptés par tous les intervenants, le rédacteur n’a rien à faire, cette modification se met automatiquement à jour,
  • toutes les suggestions, discussions sont enregistrées dans le fichier xml : la traçabilité est complète,
  • quand un module est en cours de relecture il est verrouillé, il ne sera donc pas modifié en cours de relecture,
  • quand tous les modules ont été acceptés et validés, il est possible d’envoyer le document en signature de manière automatique.

Pour la relecture des documents, Atelier Numérique accompagne ses clients et propose des solutions adaptées pour la mise en place des cycles de révision

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Audit de conformité : Les documents

Audit de conformité : Les documents

Les principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’elles utilisent des ressources internes pour collecter les documents de conformité des fournisseurs sont les suivants :

  • Le manque de connaissances des fournisseurs sur les réglementations et les exigences en matière de documentation.
  • Pas d’accord formel avec les fournisseurs concernant les exigences et les obligations de conformité.
  • Activité chronophage, devient une tâche supplémentaire pour une personne occupant une autre fonction.
  • Réception de documents non validés, manque de clarté quant à l’acceptation ou au rejet.
  • Manque de connaissances sur les plateformes et les formats utilisés dans les soumissions de documents.
  • Difficulté à communiquer avec les fournisseurs dans les pays non anglophones et dans d’autres fuseaux horaires.

Atelier Numérique facilite l’audit de conformité :

  • Les documents de conformité ne demandent pas de temps supplémentaire, et peuvent être produits par une seule personne : le rédacteur.
  • L’acceptation ou le rejet de chaque relecture est enregistrée de manière automatique pendant les cycles de relecture.
  • Les formats utilisés sont unifiés : il n’y a pas de connaissance à avoir en code pour utiliser le logiciel Author-it.
  • Le mode SAAS permet à Author-it d’être utilisé partout et n’importe quand : il suffit d’une simple connexion internet et d’un ordinateur.

Pour chacun de ces audits, Atelier Numérique  accompagne ses clients et propose des solutions adaptées pour faciliter la production de la documentation nécessaire

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L’audit de sécurité

L’audit de sécurité

Un audit qualité est l’évaluation d’une entreprise.

  • Un audit qualité externe est effectué par une entreprise d’audit certifié qui va évaluer la qualité d’un produit ou d’un service.
  • Un audit qualité interne est effectué parle service qualité qui va évaluer les moyens mis en œuvre pour créer un produit ou un service de qualité.

L’audit qualité concerne aussi bien :

  • Le personnel,
  • L’organisation,
  • Les méthodes de travail.

L’audit qualité permet de vérifier si les objectifs de qualité sont atteints. Il peut se conclure par une certification ou une normalisation.

Les différents types d’Audit sont :

Audit interservice Réalisé par les salariés d’autres services d’une même entreprise, il permet de mieux comprendre le rôle de chacun et améliore le travail de groupe.
Audit d’amélioration Réalisé par des professionnels, il permet de venir en aide à une branche de l’entreprise qui ne parvient pas à réaliser ses objectifs.
Audit de contrôle ou de sécurité Réalisé par des professionnels, il permet de savoir si le règlement de l’entreprise est respecté.
Audit surprise Réalisé par des professionnels ou des dirigeants de l’entreprise, il n’est pas annoncé.
Audit de certification Réalisé par l’organisme de certification ou de normalisation, il permet de déterminer si l’entreprise peut obtenir la certification qu’elle a demandé.

Pour chacun de ces audits, Atelier Numérique accompagne ses clients et propose des solutions adaptées pour faciliter la production de la documentation nécessaire

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Le cauchemar des conditions

Le cauchemar des conditions

Les conditions Frame Maker :
Un de nos clients avait constitué une base sur Excel pour gérer les 156 conditions intervenant dans la documentation. La multiplicité de ces conditions est un casse tête pour le relecture : on ne sait plus ce qui va sortir, il faut lire attentivement le rapport d’édition pour savoir ce qu’il y a effectivement dans le livre. Cette multiplicité engendre un vrai travail supplémentaire, elle devient chronophage, elle devient une tâche supplémentaire pour une personne occupant une autre fonction.

Lors de la migration :
La documentation de ce client était sur Frame Maker, et Atelier numérique a fait une migration de cette documentation vers Author-it. Lors de cette migration, les « conditions » sont devenues automatiquement des « variables » et le résultat lié à ces conditions des « variantes ».

Définition des variantes :
Ces variantes sont des Critères de différenciation, tout comme les conditions, mais il n’y a plus de cauchemar

  • faciles à créer : les variantes sont explicites, elles sont créées et paramétrées de manière intuitive par les administrateurs,
  • sécurisées : il n’y a que les administrateurs qui peuvent les changer,
  • faciles à éditer : le rédacteur peut visualiser avec un filtre, ce qui lui permet de savoir immédiatement ce qui figurera dans cette version.
  • faciles à publier : Ce filtre permet d’afficher le choix et de publier chaque version en sachant exactement ce qui va être publié.
  • Les variantes peuvent être notifiées :
  •  pour un client Atelier numérique a développé un outil pour faire un journal en même temps que la publication, un autre client fait une fiche d’identification qui est publiée à la fin de chaque document où les variantes sont éditées

Pour la mise en place des variantes, Atelier Numérique  accompagne ses clients et propose des solutions adaptées pour faciliter la production de la documentation.

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Les audits et la documentation

Les audits et la documentation

Dans les industries pharmaceutiques, les industries d’équipement, etc., les équipes de documentation sont parties prenantes des audits c’est à dire :

    • les audits de sûreté : Un audit de sûreté a pour vocation d’identifier les vulnérabilités d’un site en analysant la pertinence des mesures de protection en place sous  le prisme de l’attractivité des activités s’y tenant, de son  environnement et des possibles incidents de sûreté pouvant s’y produire.

 

    • les audits de sécurité : Un audit de sécurité est le processus de collecte d’informations permettant d’évaluer les risques et les dangers sur le lieu de travail. Il est réalisé par des responsables de la sécurité afin d’évaluer l’efficacité, la fiabilité et l’efficience des systèmes de santé et de sécurité de l’organisation.

 

    • les audits de conformité : Un audit de conformité est un audit de style opérationnel qui détermine si une entreprise respecte les règles d’un accord ou d’un contrat. Ces accords et contrats sont examinés et audités pour s’assurer qu’il n’existe aucune fraude ou inexactitude dans la mesure où l’entreprise respecte les obligations contractuelles.

 

  • les audits de qualité : Un audit de qualité est une évaluation systématique des produits et des services ainsi que des processus et systèmes commerciaux utilisés pour la production. Il permet de s’assurer que la qualité actuelle est à la hauteur des normes établies.

Pour chacun de ces audits, Atelier Numérique  accompagne ses clients et propose des solutions adaptées pour faciliter la production de la documentation nécessaire.

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Coûts « gris » de l’entreprise

Coûts « gris » de l’entreprise

La plupart des entreprises au monde ne mesurent pas leurs temps perdus, alors qu’ils constituent 80% des coûts cachés. La comptabilité permet normalement de connaître les principaux coûts d’une entreprise et ainsi de déterminer les actions à mener pour améliorer sa performance. Cependant, la comptabilité ne peut pas refléter l’ensemble des coûts d’une entreprise.

Les coûts cachés peuvent être de différentes natures. Ils peuvent être disséminés dans plusieurs comptes (par exemple des produits de mauvaise qualité vont influer sur différents comptes comptables, rendant difficile une estimation précise de leur montant). L’expression « coûts cachés » peut également désigner des coûts qui ne sont pas pris en compte par la comptabilité et qui représentent un manque à gagner pour la société. Ils proviennent généralement de dysfonctionnements organisationnels et de comportements humains. Le gérant qui veut lutter contre eux se retrouve donc confronté à une double problématique. Parmi les principaux coûts cachés nous pouvons citer : l’absentéisme, le turn-over (rotation du personnel) élevé, …

Il existe six principaux indicateurs de coûts cachés :

  1. Les conditions de travail
  2. L’organisation de travail
  3. La mise en œuvre de la stratégie de travail
  4. La communication au travail
  5. La formation au travail
  6. La gestion du temps au travail

Dans le cadre de la documentation, les coûts cachés sont liés à :

  • les conditions de travail
    Avec le cloud, l’outil est disponible partout à tout moment. Author est complété par Contribute qui est une interface conviviale et simple
  • des recherches de documents : dans les répertoires, dans les différentes versions dans les anciens documents…
    les outils de recherche , les historiques, la localisation des objets liés sont autant d’outils Author-it qui répondent à cette problématique
  • des travaux d’indexation, des typages, des renommages,
    Author-it crée les index automatiques, utilise les variables, les variantes,
    Avec Author-it vous avez la possibilité de choisir des titres différents selon l’interface de publication
  • des doublons, des redites, des reprises, ou des versions non nécessaires, des documents non ciblés, déclinés,
    la documentation modulaire permet une réutilisation de nombreux éléments. Il est possible d’utiliser plusieurs fois les modules dans plusieurs livres ou embarqués
    Xtend est un outil hyper puissant pour traquer les doublons
  • des traductions à refaire,
    Localize, les mémoires de traduction, cibler les modules qui sont en cours de traduction et ceux qui ne doivent pas être modifiés
  • un manque de visibilité sur l’état documentaire, un non partage des informations,
    Review et Contribute sont entièrement centrés sur la collaboration, le travail d’équipe : ces deux outils permettent d’élargir le travail en collectant directement les éléments dans l’outil et en permettant un partage simple et sécurisé en un seul endroit

Le dernier client chez qui nous avons fait une étude des coûts gris réalise 340 000 euros d’économie par an.

Et vous, combien pouvez vous économiser dans votre entreprise ? Contactez nous

Le « vrac » numérique

Le « vrac » numérique

Réutiliser les modules c’est une bonne idée pour éviter les redondances, les versions sauvages, les approximations, etc. Mais encore faut-il pouvoir retrouver la bonne information au bon moment. Et, bien souvent, les modules sont dans un « vrac numérique »

  • Plus on est de rédacteurs, plus il y a de documents, plus il va être difficile de retrouver l’information exacte. les informations sont contenues dans des documents pour répondre à un contexte particulier et trouver un document précis dans du désordre demande du temps.
  • Ranger demande du temps : devoir typer ses fichiers pendant 10 minutes, avant même de pouvoir les publier, est un travail d’indexation fastidieux et, bien souvent, les rédacteurs vont chercher le moyen de passer outre cette contrainte.

« En vrac » ne veut pas dire forcément que les choses ne sont pas ordonnées, mais signifie qu’elles ne sont pas cloisonnées : un client qui va dans une épicerie classique trouve des paquets de lentilles, celui qui va dans une épicerie « en vrac » trouve des silos, il voit directement le produit et peut choisir sa quantité. La différence est dans la façon de stocker, en se penchant plus sur le contenu que sur le contenant.

La documentation modulaire et structurée facilite le travail

  • modulaire : on se focalise sur le contenu (le module) et non plus sur le projet (le module peut appartenir à plusieurs projets)
  • structurée : le module a des bases solides et identifiables, il est normé, c’est une unité cohérente il va donc pouvoir être réutilisé sans remaniement par un système de liens.

pour autant on doit identifier plusieurs modes de recherche :

la recherche par dossier : L’architecture des répertoires est un moyen de classement et un moyen de sécuriser les espaces.
Pour éviter le « bruit » Author-it permet de cibler la recherche. Chaque rédacteur peut explorer son périmètre sans être pollué par les informations qui ne le concernent pas.

  • la recherche selon la nature du contenu : chaque module créé est enregistré avec des métadonnées (date de création, date de modification, type d’objet, titre d’objet). Author-it a un moteur de recherche puissant dont les critères peuvent être ponctuels ou automatisés (Quick search)
  • la recherche en silo : Author-it permet de créer des métadonnées spécifiques : variables, variantes, langue qui permettent de filtrer.
  • le recherche des doublons : Author-it permet d’activer un outil (Xtend) qui peut retrouver et signaler des correspondances au coeur des modules

Lost in translation : la localisation en question

Lost in translation : la localisation en question

Qu’est-ce que la localisation ?   À mesure qu’une entreprise se développe, la mondialisation, l’internationalisation, la traduction et la localisation augmentent toutes ses chances de succès sur le marché et d’adoption par les clients. La localisation est nécessaire lorsqu’un produit ou un service est adapté à une langue, une culture ou une particularité du marché cible ou du « lieu ». Dans la majorité des cas, il s’agit de la traduction de contenu d’une langue à une autre. Toutefois, la localisation ne se contente pas de traduire du texte. Voici quelques exemples de communication déclinés par des paramètres régionaux :

  • Dates : mm/jj/aaaa ou jj/mm/aaaa ?
  • Durée : 12 heures ou 24 heures ?
  • Mesure : métrique ou impériale ?
  • Format de papier, devise, format de numéro de téléphone

La liste est encore longue. 

Les défis de la localisation : Que vous choisissiez de gérer la traduction en interne ou de sous-traiter vers un fournisseur externe, la localisation est un processus coûteux et imprévisible. Pourquoi ?

  1. Le coût moyen de la traduction en Europe est de 0,25 $ par mot. La traduction d’un document de 500 mots avec 200 mots par page pourrait commencer à 25 000 $.
  2. L’expansion du texte, les langues de droite à gauche et la pagination nécessitent une publication assistée par ordinateur pour des mises en page appropriées, ce qui ajoute 30 à 50 % du coût global de la localisation. C’est 10 000 $ pour ce même document, ce qui vous porte à 35 000 $.
  3. Les modifications apportées à la réglementation ou aux mises à jour des produits peuvent vous forcer à modifier 5 % de votre contenu et à ajouter 20 pages. Et c’est tout pour un document, ce qui porte ce total à 1000 $ +/
  4. Outre le coût, la localisation prend du temps et exige de la précision.

Alors, quelle est la solution ? Avec une approche de création de composants pour la localisation, vous avez moins à traduire.

  1. Traduisez le contenu une fois au début. Seul le contenu qui a été modifié ou mis à jour sera re-traduit – pas l’ensemble du document.
  2. Économisez de l’argent sur la traduction de contenu en réutilisant des composants. Moins de mots = moins de coûts.
  3. Réduisez les délais. Les traducteurs n’ont pas besoin de perdre du temps à vérifier le contenu déjà localisé.

La gestion de l’ensemble de votre processus de documentation du début à la fin sur une seule plate-forme permet d’économiser du temps, de l’argent, des ressources et d’éviter des erreurs. Author-it a été créé avec des rédacteurs, en comprenant les défis de la création des documents. Que vous vous concentriez sur la documentation technique, la création de support de formation sur des produits cliniques et réglementaires, nos solutions vous permettent de créer, collaborer, gérer, localiser, réutiliser et publier du contenu – avec ou sans expertise en codage. Le tout sur une seule plateforme. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus.

Course contre la montre

Course contre la montre

La « release » du produit a été livrée, il ne manque plus que la documentation … Je suis rédacteur : tous les acteurs du projet se tournent vers moi : où est la doc ? Cette documentation a été faite mais, elle n’est pas signée.

Afin de pallier le problème de la « zone grise » et des éternels aller-retours entre les interlocuteurs, Author-it a intégré à l’outil la brique Review.

Review est organisé en 2 cycles distincts qui permettent d’accélérer le processus :

  • Le premier cycle permet de discuter, échanger, d’émettre des suggestions : tout est partagé et enregistré. A l’issue de ce premier cycle je suis donc en mesure de statuer et je peux donner les directives au rédacteur afin que celui-ci finalise le document. Je n’ai plus à m’inquiéter des aller retours : tout est enregistré, et l’historique me permet de tordre le cou aux éventuelles récriminations.
  • Le deuxième cycle permet de valider le résultat de ces choix : C’est moi qui choisis le délai de « rétractation ».

Les experts métiers valident : non, il n’est plus temps de relancer la polémique, de rouvrir le débat et de refaire le projet à rebours, mais s’il y a vraiment un changement de dernière minute, c’est encore possible, dans un court laps de temps. Le rédacteur peut choisir de remettre le module dans un processus de relecture avec fil de discussion ou d’intégrer directement les modifications et de faire valider ce module qui « coince ».

Un mail sera envoyé automatiquement aux signataires à la fin de ce cycle.

Quand la signature a été faite je suis prévenue par mail : je peux alors publier en toute sérénité mon texte.

Avis de recherche …

Avis de recherche …

Mon texte a disparu !

J’en suis sûr il était là, je l’ai écrit mais je n’arrive plus à mettre la main dessus et il faut que je rende ma copie demain, le texte a pris des heures à écrire, à faire valider et … je ne le trouve plus, il n’y a plus qu’un morceau de texte et il manque toute une partie de mon livre.

Pas de panique ! l’outil est plein de ressources :

  • La logique : les modules sont dans le même répertoire que le livre auquel ils appartiennent. Si un module a été détaché par erreur il pourra être facilement retrouvé.
  • L’outil « locate » : quand on se positionne sur le module dans le livre on peut retrouver le répertoire avec un clic droit : les variantes et les versions d’un module sont toujours dans le même répertoire que leur module parent
  • Le moteur de recherche : Author it est équipé d’un moteur de recherche puissant avec multicritères, il est donc possible de retrouver un objet si on sait une partie de son titre, sur quel modèle il est basé etc.
  • L’historique : auquel on accède par un clic droit sur l’objet ou par la barre d’outils Review/ Review history, cette dernière option est particulièrement efficace si un des collaborateurs a fait un commentaire et que je veux le retrouver

La traçabilité est une des préoccupations majeurs d’Author-it… Il n’est donc pas nécessaire de paniquer. Ainsi :

Il n’est pas possible de supprimer un module s’il est utilisé dans au moins un livre : un message signale que ce module est utilisé

Il n’est pas possible de supprimer un texte qui est déjà passé par la relecture : ce texte sera forcément enregistré dans l’historique, et restera enregistré même si le rédacteur a fait un retour arrière : on le verra dans le fichier xml, le dossier de preuve